Umai Group управляет тремя разно-форматными сетями магазинов: Globus, «Достор» и «Народный». В настоящее время компания насчитывает более 80-ти магазинов, следующих форматов: гипермаркеты, супермаркеты, магазины «у дома» и дискаунтеры. Магазины компании ежедневно посещают более 155 тысяч кыргызстанцев.
С чего начинали?
Первый совместный проект Umai Group и InfoVizion стартовал в 2018 году, когда ввиду увеличения количества магазинов компания столкнулась с необходимостью обработки большого объема информации. Было принято решение о внедрении коммерческой и чековой аналитики InfoVizion, которая позволила быстро получать доступ к данным в любых разрезах и динамике без дополнительного обучения пользователей, исследовать их и находить инсайты.
В 2019 году дополнительно была автоматизирована финансовая аналитика, появилась возможность оперативно формировать финансовые отчёты.
По словам директора ИТ-департамента Umai Group Михаила Лыточкина, BI-система качественно улучшила доступ к данным и понимание показателей, но процессная деятельность продолжалась в полуручном режиме. Самостоятельное формирование отчётов сотрудниками, рассылка их по электронной почте, распечатка в магазинах требовали больших временных затрат и не всегда контролировались.
Ритейлер познакомился с решением InfoVizion, которое могло решить эти проблемы, - Ситуационный центр с мобильным приложением «Быстродел».
Ситуационный центр построен на базе аналитики и включает в себя:
- 3500+ показателей для диагностики инцидентов;
- Low-code конструктор инцидентов;
- Роботизированный сервис мониторинга инцидентов;
- Блок оценки эффективности;
- Рабочее место операционного директора.
Ситуационный центр создает ежедневно интеллектуальные подсказки по процессам работы в торговой точке.
Мобильное приложение «Быстродел» транслирует интеллектуальные подсказки в магазины, а также имеет функционал для проведения аудита.
Umai Group было принято решение о вхождении в проект.
На старте проекта в нескольких магазинах были запущены восемь бизнес-инцидентов по двум процессам: контроль доступности и контроль неликвидов. Уже через месяц тестирования компания перешла к этапу масштабирования на всю сеть.
Как сейчас работает решение?
Сейчас в проекте 20 бизнес-инцидентов по следующим процессам:
- Доступность товара на полке;
- Неликвидные товары;
- Актуализация остатков;
- Подтверждение промо: вход и выход;
- Актуальные цены после переоценки;
- Возвраты поставщикам;
- Проверки в течение дня.
Магазины ежедневно до 08:00 получают в мобильное приложение 40–50 интеллектуальных подсказок по проблемным товарам из выбранных бизнес-инцидентов. Дополнительно каждый час магазин получает подсказки о проблемах с доступностью товара.
Сотрудники, используя личные мобильные телефоны, выполняют проверки данных товаров с контролем штрихкода товара, QR-кода с ценой товара, качества выкладки, фотографиями и в случае, когда не могут исправить ситуацию на месте выбирают сценарии дальнейших действий: выставить товар на полку, заменить ценник, списать остатки, оформить возврат и т. д.
Два раза в месяц c помощью решения контролируется вход в промо – 1500-2500 SKU, а также регулярные переоценки - в среднем 500 товаров в месяц на магазин.
Еще один режим работы – это обход торгового зала управляющим торговой точки. Он позволяет оценить готовность магазинов к первому и второму открытиям.
При внедрении решения не требуется приобретение отдельных лицензий для каждого сотрудника. Одна лицензия распространяется на весь магазин, что позволяет вовлекать в работу при необходимости большое количество сотрудников. Безопасность данных обеспечивается ежедневной авторизацией сотрудников в мобильном приложении по QR-коду.
Каковы текущие результаты?
Первый запущенный процесс – ежедневные и ежечасные проверки доступности товаров. По данным вчерашних продаж и по данным текущих продаж с чеков магазинам стали генерироваться подсказки о товарах, требующих внимания. Благодаря внедрению решения удалось спасти 0,7% РТО и сократить простои продаж на 1,7 дня. Расчёт производился методом А/В-тестирования.
Третий запущенный процесс - актуализация остатков. Отдельный инцидент работает на обнаружение виртуальных остатков и отправляет подсказки по приоритетным товарам.
Действия по проверке остатков появляются как ответвление процесса и в других задачах:
- Контроль промо-ценников в начале промо;
- Контроль доступности;
- Без продаж внематричный товар собственный и невозвратный;
- Без продаж внематричный товар стороннего поставщика.
Однако исправлением остатков в течение двух дней завершаются не все задачи, поэтому в планах отправлять документ промежуточной инвентаризации сразу в учётную систему.
Четвертый запущенный процесс - подтверждение готовности к промо.
«Ранее было невозможно на 100% проверить готовность к промо, менеджер тратил свое время на выборочную проверку. Сейчас сотрудник получает задачи в мобильное приложение, проверяет товар на полке, сканирует штрихкод товара, QR-код ценника.Раздельное сканирование штрихкода товара и QR-кода ценника говорит о том, что они находятся рядом. Если ценник неверный, то задачу закрыть будет невозможно», - отмечает Юлия Евтушенко, менеджер проекта внедрения Umai Group.
По результатам работы выявлено, что от 9% до 15% позиций требуют внимания перед стартом промо (несоответствие ценника и товара, некорректный остаток, нет товара на полке), а их проверка позволяет спасти до 2,5% промо-товарооборота.
Пятый запущенный процесс - подтверждение изменения цен.
Запуск такого процесса - инициатива самих магазинов. Магазинам было удобно получать задачи в мобильное приложение, поэтому в нем же они хотели видеть уведомления о регулярных переоценках. Подтверждение переоценки также выполняли с помощью мобильного приложения.
Так как процесс подразумевает не просто сбор информации, но и запуск действий по исправлению, то получилось собрать статистику, которая говорит о том, что в 10 % случаев товар требовал дополнительных действий: инвентаризация, печать ценника, подготовка товара к возврату и т.д.
Шестой запущенный процесс - возврат поставщику выведенного из матрицы товара.
Ранее контроль осуществлялся дважды в месяц: из BI-системы выгружался список товаров для возврата, далее он отправлялся в магазины, магазины готовили товары к возврату к дню приезда поставщика. Сейчас на ежедневной основе магазины получают несколько задач по возврату поставщикам. Выгружено 20 000 заданий за последние 90 дней. В большинстве случаев вопрос решается на уровне магазина, но по части позиций требуется внимание центрального офиса и система автоматизированного контроля подтверждения возвратов.
Седьмой запущенный процесс - ad-hoc задачи из торгового зала.
Этот процесс инициируется самостоятельно директором магазина или супервайзером. Сотрудник находит проблемные товары, смотрит информацию о товарах, сканируя штрихкоды товаров, при необходимости – ставит задачи.
Также функционал мобильного приложения позволяет менеджерам и администраторам торговых точек выполнять аудит торговых точек и получать данные сразу в аналитику. По каждому чек-листу и каждому вопросу можно отследить количество проверок и штрафные баллы в динамике.
Отдельно хочется отметить, что в результате внедрения решения операционный директор получил инструмент, который из любой точки позволяет оценить:
- Готовность магазинов к пикам продаж
- Готовность магазинов к промо
- Нагрузку в виде инцидентов на магазин
- Объем «инцидентов» в магазинах
- Ad-hoc задачи. Обход торгового зала
Директор магазина, в свою очередь, ежедневно следит за показателями и задачами своего магазина:
- Задачи на день
- KPI накопительно за месяц
- Собственные поручения и поручения супервайзеров
- Результаты аудитов
- Исполнительская дисциплина
Данные по фактическому выполнению задач обновляются раз в 5 минут.
«Не все менеджеры были готовы к переменам и работе с мобильным приложением. Для демонстрации функционала даже был проведён ряд встреч в формате диалогового клуба. Однако после трёх месяцев эксплуатации сотрудники отметили удобство инструмента. Получение информации о переоценках в «Быстродел» – это уже инициатива менеджеров магазинов», - рассказала Марина Мелешенко, операционный директор Umai Group.
В результате внедрения Ситуационного центра с мобильным приложением «Быстродел» компания перешла от WhatsApp-управления к системному управлению по отклонениям (готовность промо, доступность товаров в часы пик, утренний и вечерний обходы торгового зала). Отчёты по электронной почте, в свою очередь, заменили на цифровые процессы (управление неликвидами, чек-листы аудита торговых точек, возвраты поставщикам).
Какие дальнейшие планы развития?
Umai Group и InfoVizion составлена дорожная карта развития проекта в операционном и коммерческом блоках. В ближайшее время планируется расширение функционала решения.
В операционном блоке:
- Включение контроля активности касс;
- Загрузка информации о трафике и продажах онлайн в мобильное приложение;
- Выделение менеджеров магазинов в отдельную категорию пользователей для разделения прав и процессов;
- Подключение печати ценников через мобильные принтеры.
Также планируется внедрение следующей процедуры изменения цены:
- Переоценка поступает в мобильное приложение «Быстродел»;
- Магазин подтверждает смену ценника на полке;
- После подтверждения новая цена поступает на кассу.
- Таким образом цена на кассе не активизируется без её подтверждения в торговом зале.
В коммерческом блоке:
- Внедрение сквозных процессов (процессы контроля динамики цен и маржинальности, процессы контроля неликвидных остатков);
- Подключение цифрового помощника категорийного менеджера.
Уже сейчас можно оставить заявку на получение презентации решения, демонстрацию функционала Ситуационного центра или консультацию специалистов InfoVizion.