Часто при общении с клиентами слышим: «Мы хотим ставить задачи в мобильном приложении конкретному сотруднику магазина!».
Очевидно, что индивидуальные задачи нужны для управления супервайзерами, территориальными директорами и далее по иерархии операционного департамента.
Сегодня попробуем разобраться, в каких еще случаях нужно и важно ставить индивидуальные задачи, а когда эффективнее ставить задачи на коллектив.
В управлении магазинами нам нужно решать условно пять типов задач:
Задачи, связанные с товарами: контроль доступности товара на полке, работа с неликвидами, актуализация цен, остатков и т. д.
Контроль стандартов компании: чек-лист отдела качества, чек-лист территориального директора, чек-лист отдела санитарного контроля
Фиксация поручений в режиме записной книжки при обходе торгового зала по товарам и разовым ситуациям (прибрать полку, помыть пол, перенести паллеты)
Запросы внешним службам:
Получение необходимой информации из любой точки торгового зала:
Очевидно, что индивидуальные задачи нужны для управления супервайзерами, территориальными директорами и далее по иерархии операционного департамента.
Сегодня попробуем разобраться, в каких еще случаях нужно и важно ставить индивидуальные задачи, а когда эффективнее ставить задачи на коллектив.
В управлении магазинами нам нужно решать условно пять типов задач:
Задачи, связанные с товарами: контроль доступности товара на полке, работа с неликвидами, актуализация цен, остатков и т. д.
Контроль стандартов компании: чек-лист отдела качества, чек-лист территориального директора, чек-лист отдела санитарного контроля
Фиксация поручений в режиме записной книжки при обходе торгового зала по товарам и разовым ситуациям (прибрать полку, помыть пол, перенести паллеты)
Запросы внешним службам:
- ремонт оборудования;
- заказ расходников;
- взаимодействие с HR, аттестация, заявления и т.п.
Получение необходимой информации из любой точки торгового зала:
- о товаре, поставщике или планограммах;
- о выполнении KPI;
- о выполнении поручений сотрудниками.
Сейчас на рынке представлено несколько вариантов мобильных приложений для оптимизации процессов в торговой точке и для контроля качества этих процессов. Это Быстродел от InfoVizion, HEADO, OSA HP, Imredi, MD Audit, Retailix, Ритейлика, CheckOffice и другие.
Системы условно можно разделить на две большие группы, в зависимости от того, на что делается акцент в решении:
Важный функционал, который присутствует фактически во всех решениях, – это таск-менеджмент. При этом используется три варианта построения системы таск-менеджмента:
Давайте разберем плюсы и минусы каждого из вариантов.
Персональные задачи сотрудникам
Итак, первый подход подразумевает то, что мы ставим задачу конкретному по должности сотруднику (например, продавцу молочного отдела) и конкретному по фамилии человеку (например, Иванову Василию).
Индивидуальные поручения – это отличная история, позволяющая понимать, кто именно что сделал или не сделал. В то же время она имеет несколько минусов.
В первую очередь, это потребность в дополнительных ресурсах для администрирование таких детальных задач. Из-за высокой ротации персонала в магазинах и/или привлечения внешних сотрудников возникает необходимость регулярно контролировать, кто из сотрудников сегодня находится в торговом зале (не заболел, вышел на смену) и на кого имеет смысл ставить задачу, а в случае внеплановых изменений штата – не упустить время и делегировать задачу другому сотруднику. То есть после того, как вся смена вышла на работу и зарегистрировалась в электронном табеле, система должна перераспределить задачи, исходя из укомплектованности персоналом.
Представим ситуацию, когда после автоматического распределения задач системой или ручного распределения задач директором магазина, сотрудник переключился на другие срочные работы с товарами, поставщиками или просто стал недоступен. Возникает необходимость передачи задач другим сотрудникам.
Сколько времени нужно потратить на администрирование, например, 100 магазинов, где в смену выходит до 800 сотрудников, на каждый магазин утром прилетает до 70 задач и в ходе рабочего дня директор магазина ставит еще до 100 поручений? Сколько задач на магазин можно администрировать самостоятельно, не снижая его производительности, а желательно с тем же ФОТом и ростом выручки? Такое администрирование, на мой взгляд, оказывается весьма трудоемким.
Например, в своей работе мы используем систему управления проектами и стараемся активно внедрять цифровые процессы. И я могу сказать, что даже передать задачи от одного руководителя проектов другому на период трехдневного отпуска первого – непростая задача. Задокументировать результаты, передать, принять обратно. Далеко не всегда на это есть временные ресурсы.
Необходимость подобного администрирования и излишние телодвижения, могут сильно тормозить, и это еще не все. Индивидуальные задачи потребуют от компании дополнительных финансовых вложений на интеграцию с ЗУП, чтобы фиксация заявлений на отпуск, трудоустройство сотрудников, блокировка уволенных с сегодняшнего дня сотрудников работали в онлайн-режиме и передавали актуальные данные в таск-менеджер.
Можно идти данным путем, но, мне кажется, что он несет за собой определённые риски и ограничения.
Задачи на коллектив магазина
Второй подход – это задачи на весь коллектив. Закрепляем ответственность за директором магазина, усиливая его управленческую роль и делегируя полномочия распределять задачи.
Директор магазина берет на себя функционал администрирования. В зависимости от того, какой состав сегодня вышел на работу, он делегирует поручения смене или выполняет задачи самостоятельно. Администрирование может проводиться как устно, так и с указанием уровня квалификации задачи в приложении– заведующий секцией, мерчандайзер и т.д.
В таком случае директор магазина – это единственный центр ответственности за перераспределение задач внутри магазина. Если через два часа после начала рабочего дня, какие-либо товары не проверены, а чек-листы не закрыты, то директору необходимо организовать внутренний процесс таким образом, чтобы все задачи были выполнены. Для этого у него должен быть удобный инструмент, с помощью которого в режиме онлайн в любой момент времени, где бы он ни находился, можно увидеть статус всех задач, которые поставлены сегодня на магазин.
Что в этом варианте может происходить с авторизацией? Она должна быть автоматической. Например, ежедневно в магазин должен поступать актуальный только на сегодня QR-код, который сканируют все сотрудники смены, чтобы получить доступ к задачам. Этот подход облегчает интеграцию, снижает требования к точности и своевременности оформления документов HR-ми.
Персональные задачи сотрудникам и задачи на коллектив магазина
Третий вариант может быть удобен, когда в магазине задачи ставятся на коллектив, а директору, супервайзеру, территориальному директору ставятся индивидуально. Такой способ объединяет в себе преимущества двух предыдущих вариантов и является наиболее предпочтительным.
Лицензирование
На что ещё важно обратить внимание, если выбираете между такими системами? Конечно, на лицензирование.
В первом случае получаем лицензии за каждого пользователя, администрирование пакетов лицензий принесет сложности и скажется на стоимости проекта. Во втором случае, у вас будут лицензии на магазин, директор магазина станет ответственным за все поставленные на магазин задачи.
Возможно, что в общении с подрядчиками удастся выйти на одинаковую стоимость лицензий, но ресурсы на администрирование будут однозначно разные. Нужно сразу оценить, кто этим будет заниматься в компании, какие для этой задачи потребуются ресурсы и насколько критичны для компании будут ошибки на этапе администрирование лицензий, ролей, пользователей, не превратятся ли сами задачи в головную боль, если попадут на пользователя, у которого нет полномочий для просмотра.
Системы условно можно разделить на две большие группы, в зависимости от того, на что делается акцент в решении:
- инструменты, фокусирующиеся на постановке задач и аудит процессов с помощью чек-листов;
- инструменты с подсказками и регулярными процессами, улучшающие доступность товаров, эффективность промо, проведение переоценок, работу с неликвидами, актуализацию остатков и т.д.
Важный функционал, который присутствует фактически во всех решениях, – это таск-менеджмент. При этом используется три варианта построения системы таск-менеджмента:
- персональные задачи сотрудникам - требуется указывать ФИО сотрудника, в том числе и в магазине;
- задачи на коллектив магазина - ответственным за исполнение задач в таком случае является директор;
- сочетание двух предыдущих вариантов - директору магазина, супервайзеру и сотрудникам выше по должностям ставятся персональные задачи, а в магазине действует коллективная ответственность.
Давайте разберем плюсы и минусы каждого из вариантов.
Персональные задачи сотрудникам
Итак, первый подход подразумевает то, что мы ставим задачу конкретному по должности сотруднику (например, продавцу молочного отдела) и конкретному по фамилии человеку (например, Иванову Василию).
Индивидуальные поручения – это отличная история, позволяющая понимать, кто именно что сделал или не сделал. В то же время она имеет несколько минусов.
В первую очередь, это потребность в дополнительных ресурсах для администрирование таких детальных задач. Из-за высокой ротации персонала в магазинах и/или привлечения внешних сотрудников возникает необходимость регулярно контролировать, кто из сотрудников сегодня находится в торговом зале (не заболел, вышел на смену) и на кого имеет смысл ставить задачу, а в случае внеплановых изменений штата – не упустить время и делегировать задачу другому сотруднику. То есть после того, как вся смена вышла на работу и зарегистрировалась в электронном табеле, система должна перераспределить задачи, исходя из укомплектованности персоналом.
Представим ситуацию, когда после автоматического распределения задач системой или ручного распределения задач директором магазина, сотрудник переключился на другие срочные работы с товарами, поставщиками или просто стал недоступен. Возникает необходимость передачи задач другим сотрудникам.
Сколько времени нужно потратить на администрирование, например, 100 магазинов, где в смену выходит до 800 сотрудников, на каждый магазин утром прилетает до 70 задач и в ходе рабочего дня директор магазина ставит еще до 100 поручений? Сколько задач на магазин можно администрировать самостоятельно, не снижая его производительности, а желательно с тем же ФОТом и ростом выручки? Такое администрирование, на мой взгляд, оказывается весьма трудоемким.
Например, в своей работе мы используем систему управления проектами и стараемся активно внедрять цифровые процессы. И я могу сказать, что даже передать задачи от одного руководителя проектов другому на период трехдневного отпуска первого – непростая задача. Задокументировать результаты, передать, принять обратно. Далеко не всегда на это есть временные ресурсы.
Необходимость подобного администрирования и излишние телодвижения, могут сильно тормозить, и это еще не все. Индивидуальные задачи потребуют от компании дополнительных финансовых вложений на интеграцию с ЗУП, чтобы фиксация заявлений на отпуск, трудоустройство сотрудников, блокировка уволенных с сегодняшнего дня сотрудников работали в онлайн-режиме и передавали актуальные данные в таск-менеджер.
Можно идти данным путем, но, мне кажется, что он несет за собой определённые риски и ограничения.
Задачи на коллектив магазина
Второй подход – это задачи на весь коллектив. Закрепляем ответственность за директором магазина, усиливая его управленческую роль и делегируя полномочия распределять задачи.
Директор магазина берет на себя функционал администрирования. В зависимости от того, какой состав сегодня вышел на работу, он делегирует поручения смене или выполняет задачи самостоятельно. Администрирование может проводиться как устно, так и с указанием уровня квалификации задачи в приложении– заведующий секцией, мерчандайзер и т.д.
В таком случае директор магазина – это единственный центр ответственности за перераспределение задач внутри магазина. Если через два часа после начала рабочего дня, какие-либо товары не проверены, а чек-листы не закрыты, то директору необходимо организовать внутренний процесс таким образом, чтобы все задачи были выполнены. Для этого у него должен быть удобный инструмент, с помощью которого в режиме онлайн в любой момент времени, где бы он ни находился, можно увидеть статус всех задач, которые поставлены сегодня на магазин.
Что в этом варианте может происходить с авторизацией? Она должна быть автоматической. Например, ежедневно в магазин должен поступать актуальный только на сегодня QR-код, который сканируют все сотрудники смены, чтобы получить доступ к задачам. Этот подход облегчает интеграцию, снижает требования к точности и своевременности оформления документов HR-ми.
Персональные задачи сотрудникам и задачи на коллектив магазина
Третий вариант может быть удобен, когда в магазине задачи ставятся на коллектив, а директору, супервайзеру, территориальному директору ставятся индивидуально. Такой способ объединяет в себе преимущества двух предыдущих вариантов и является наиболее предпочтительным.
Лицензирование
На что ещё важно обратить внимание, если выбираете между такими системами? Конечно, на лицензирование.
В первом случае получаем лицензии за каждого пользователя, администрирование пакетов лицензий принесет сложности и скажется на стоимости проекта. Во втором случае, у вас будут лицензии на магазин, директор магазина станет ответственным за все поставленные на магазин задачи.
Возможно, что в общении с подрядчиками удастся выйти на одинаковую стоимость лицензий, но ресурсы на администрирование будут однозначно разные. Нужно сразу оценить, кто этим будет заниматься в компании, какие для этой задачи потребуются ресурсы и насколько критичны для компании будут ошибки на этапе администрирование лицензий, ролей, пользователей, не превратятся ли сами задачи в головную боль, если попадут на пользователя, у которого нет полномочий для просмотра.
Главный вывод — это избегать варианта «Ничего не буду делать, операции сами разберутся в бумажных отчетах и в том, как стать эффективнее».
Операционный директор должен быть вооружен инструментами, позволяющими повышать эффективность управления магазинами. О таких инструментах поговорим в следующей статье.
Операционный директор должен быть вооружен инструментами, позволяющими повышать эффективность управления магазинами. О таких инструментах поговорим в следующей статье.
Готовы провести диагностику используемой вами системы таск-менеджмента и поделиться опытом других сетей. Запланируйте встречу в удобное для вас время, перейдя по ссылке.